Ab 2026: Digitales Entsendeverfahren für Abkommensstaaten

Bisher konnten Bescheinigungen für Entsendungen in Nicht-EU-Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat (wie USA, China oder Indien), nur in Papierform beantragt werden. Das ändert sich nun: Ab dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber auch diese Anträge elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal stellen (§ 106c SGB IV). Ausnahme: Ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig, bleibt das Papierverfahren bestehen.

Arbeitgeber erhalten als Reaktion auf ihren elektronisch übermittelten Antrag innerhalb von drei Arbeitstagen eine ebenso elektronische Rückmeldung mit der Original-Bescheinigung. Diese gilt als Nachweis über den Sozialversicherungsschutz des Arbeitnehmers während seines Auslandseinsatzes. Das Dokument muss dem Mitarbeiter vor der Abreise unverändert ausgehändigt bzw. digital übermittelt werden. Können die Voraussetzungen für die (Weiter-)Geltung der deutschen Rechtsvorschriften nicht erfüllt werden, erfolgt auch die Ablehnungsmitteilung an den Arbeitgeber auf elektronischem Weg.